Contar con una zona de trabajo adecuada y organizada es una cuestión clave a tener en cuenta. El contexto actual, donde la información nos satura y se necesita de un ordenador e infinidad de documentos para el trabajo, nos obliga a llevar un orden minucioso de nuestra oficina.
Hoy, en Ofipack te explicaremos cómo organizar una oficina, algo que parece intrascendente, pero que en realidad es imprescindible para todo trabajador y trabajadora.
Consejos para organizar una oficina correctamente
Una oficina es más que el escritorio donde tienes el ordenador, los bolígrafos y los documentos más importantes. Una oficina es una habitación completa donde pasas ocho horas diarias, cinco días a la semana. En otras palabras: la oficina donde trabajas es, tal vez, el lugar donde más tiempo pasas en la semana.
Contar con una oficina ordenada y organizada es imprescindible para que la jornada de trabajo sea lo más amena posible, además de que ayudará a la concentración y a la resolución de tareas. A continuación, te traemos los principales consejos para organizar una oficina de forma eficiente y correcta.
Establecer zonas de trabajo
Lo primero que hay que hacer en una oficina es determinar cuál será la zona o las zonas de trabajo. Para ello, lo mejor es contar con un escritorio fijo en un lugar establecido, que cuenta con buena iluminación y espacio para tener al alcance de la mano el material de oficina básico. En esta zona de trabajo, pasarás horas frente a documentos, ordenadores y carpetas, además de atendiendo llamadas y contestando mensajes.
Organizar los cajones
Los cajones suelen ser el lugar donde uno deposita absolutamente todo, sin ningún tipo de filtro. Ordenarlos y organizarlos, aunque sea una vez al mes, es una excelente práctica que puedes hacer, ya que se suelen acumular papeles sin ningún tipo de uso, además de basura y cosas sin importancia. Organizar los cajones te garantizará una cuota extra de control sobre lo que tienes en tu oficina, y podrás guardar solo aquellos documentos importantes.
Revisar periódicamente los documentos y archivos
Tal y como ocurre con los cajones, lo mismo suele suceder en los archivadores de documentos. Muchas veces, por no decir siempre, el exceso de documentos y folios nos desborda y perdemos el control de lo que tenemos en nuestra oficina. Es así que los archivadores se convierten en el sitio por excelencia para almacenar todos estos documentos que no se sabe qué son, pero por las dudas no se deshacen. Revisar de forma periódica los documentos y lo archivos nos ayudará a que siempre contemos con las notas y folios importantes y útiles.
Mantener la oficina limpia y recogida
Contar con una oficina organizada se reduce a tareas de limpieza y de revisión constantes. Para mantener la oficina limpia y recogida, no hace falta más que dedicarle unos minutos al día a ordenarla y dejarla preparada para la jornada siguiente. Lo mejor es recogerla cada día, y una vez al mes, hacer una limpieza profunda, que incluya cajones, archivadores y todos los estantes de la oficina. De esta forma, tu oficina estará siempre ordenada y preparada para trabajar.
Errores más comunes al organizar una oficina
Uno de los errores más comunes al organizar una oficina es no planear el diseño ni las zonas de forma adecuada. Sin estos detalles, uno puede caer en el desorden y el caos, y la jornada laboral siempre será cuesta arriba. Además, es vital contar con estantes y compartimientos suficientes para almacenar todo lo que se utilice en el día a día.
En Ofipack, estaremos encantados de ayudarte a organizar tu oficina y tu zona de trabajo. Además de trabajar con las mejores marcas del mercado, nos enfocamos en darte un servicio de calidad y a la altura de tus exigencias.
