Trabajar en un ambiente ordenado y organizado es una cuestión clave a tener en cuenta para ahorrarse innumerables dolores de cabeza. Es así que clasificar documentos y almacenarlos en sitios específicos es algo imprescindible para no sufrir olvidos ni confusiones.
En Ofipack nos caracterizamos por ser una empresa especializada en la venta online de material de papelería y oficina. Hoy te traemos la solución a tu problema de cómo clasificar documentos.
¿Cómo organizar documentos?
La tarea de organizar y clasificar documentos suele ser algo tedioso que muchas veces puede llevar horas y horas de trabajo. Por eso, a la hora de clasificarlos, lo mejor es comenzar por el principio…
Revisa todo lo que has guardado
Lo primero que debes hacer para llevar de forma adecuada todos tus documentos, es hacer un inventario. De esta forma, sabrás qué documentos tienes almacenados y podrás tener un primer pantallazo del material con el que dispones.
Clasifícalos según su uso
Una vez que tengas todos los documentos analizados, lo siguiente será clasificarlos según su uso o su temática. Con esta técnica, podrás tener un control aún mayor de tus documentos y de todos los folios que probablemente tengas archivados en una cajonera olvidada de tu oficina.
Elimina lo que no necesites
Una vez clasificados los documentos, el tercer paso es decidir cuáles son imprescindibles y cuáles puedes eliminar de tus estantes. Es normal que, con el paso de los años, se nos haga difícil llevar un orden estricto de los documentos. Lo mejor es deshacernos de los que no tengan valor.
¿Cómo clasificar documentos?
Una vez que tenemos los documentos clasificados y ya sabemos cuáles son importantes, lo siguiente a planificar es cómo vamos a organizarlos y guardarlos de ahora en más. Para ello, hay varias opciones, entre las que destacamos las que explicaremos a continuación.
Orden cronológico
La forma más clásica de clasificar documentos es mediante un orden cronológico, donde las fechas serán las protagonistas. Esta manera suele ser ideal para aquellas personas que llevan ciertos documentos donde las fechas son cruciales, como pagos, recibos y muchos más casos. Si bien este suele ser el método de organización más convencional, no es el único.
Orden alfabético
Otra de las formas de clasificar documentos es hacerlo mediante un orden alfabético. En este sentido, es útil para clasificar según temáticas y donde las fechas no son tan importantes. De este modo, se estará organizando toda la información de una forma mucho más exacta, y el archivador pasará a ser un diccionario.
Orden numérico
Un tercer método para clasificar documentos es en orden numérico, que funciona de forma similar al alfabético, pero con sus particularidades. Así, por ejemplo, el archivador 1 tendrá la información relativa a ciertos temas, el 2 a otros y así sucesivamente.
Material para clasificar documentos
Tras haber clasificado los documentos en determinados órdenes, lo último por hacer es definir el material idóneo para su almacenamiento. En Ofipack, podrás encontrar los siguientes modelos de archivadores.
Archivadores De Acordeón
El archivador de acordeón está dirigido a aquellas personas con un volumen relativamente bajo de documentos a guardar. Es la típica carpeta con separadores donde podrás almacenar todos los documentos en un mismo sitio.
Archivadores De Anillas
Por otra parte, el archivador de anillas es ideal para almacenar altos volúmenes de documentos, ya que podrás cargarlo con una gran cantidad de folios. Además, con estos archivadores podrás tener un control más detallado de todos tus documentos.
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